TIMOCOM System: Undgå flaskehalse i logistikken

WEMAS Absperrtechnik GmbH sætter turbo på afviklingen af transportordrerne med digitale processer

WEMAS er markedets førende producent af integrerede, certificerede løsninger inden for vejafspærringsteknik, en opgave virksomheden bl.a. løser ved hjælp af TIMOCOMs Smart Logistics System. Inden for en periode på otte måneder kunne virksomheden via applikationen TC Transport Order® videregive 2.221 transportordrer til 855 forskellige ordretagere. Frem til dette tidspunkt gjorde WEMAS brug af en enkelt primær speditør – kvaliteten af dette arbejde var dog så utilfredsstillende, at logistikleder Stefan Watzlawek besluttede sig for prøve TIMOCOM i stedet.

"Den digitale ordreafvikling giver os to elementære fordele", forklarer Watzlawek. Digitaliseringen gør virksomheden konkurrencedygtig og befrier os for unødvendige papirbjerge. Watzlawek beskriver en af fordelene således: "Med applikationerne fra TIMOCOM er vi blevet markant hurtigere til at afgive og bearbejde vores transportordrer". Han har dog stadig et forbedringsønske i forhold til arkiveringsfunktionen, som hermed gives videre til TIMOCOMs IT-afdeling:

"Vi ville herudover sætte stor pris på muligheden for at kunne arkivere regninger og dokumentation på gennemført opgaveudførelse direkte under de enkelte transportordrer". Årsagen? "I forbindelse med den årlige regnskabskontrol ville alle informationer på den måde være samlet ét centralt sted – det ville spare meget tid og dermed udgøre en stor merværdi for os." Allerede i dag er det takket være arkiveringsmuligheden dog slut med at arbejde sig igennem endeløse mapper og fysiske papirbunker.

Systemets integrerede digitale ordreafvikling sikrer et betydeligt højere effektivitetsniveau. Denne funktionalitet gør det langt lettere at holden orden på og finde de ønskede dokumenter. Herudover er der den fordel, at ordreafviklingen ikke kræver anvendelsen af yderligere IT-systemer, og TIMOCOMs over 127.000 brugere ikke kan komme til at at glemme vigtige informationer på transportordren – det sørger de praktiske pligtfelter for.

Under et kursus ude hos virksomheden fik Stefan Watzlawek og hans kollegaer mulighed for at lære TC Transport Order® bedre at kende. En af kollegaerne ved navn Döring kendte f.eks. ikke firmaregistret: "Med firmaregistret kan jeg f.eks. finde vognmænd, der kan tilbyde lastbiler med transportabel gaffeltruck." Han har også særdeles gode erfaringer med lagersøgningsfunktionen: i første forsøg fandt han ti egnede lagerarealer. Herudover har yderligere to funktioner vist sig yderst nyttige: Den første er ordresporing, der begrænser kommunikationsbehovet med chaufføren under transporten, samt muligheden for at tildele regelmæssige transportordrer til de samme vognmænd. Gennem licitationsfunktionen lykkedes det at finde fem vognmænd, der fremadrettet kan varetage regelmæssige ordrer. I den forbindelse har virksomheden oprettet en e-mailiste, som bruges til at indhente pristilbud på en forestående opgave.

Döring havde tre ønsker til coachingteamet: Vognmændene efterspørger ofte WEMAS' momsnummer – det ville derfor være yderst praktisk at udvide ordreoversigten til også at indeholde ordregiverens momsnummer. "Eftersom vi allerede har fået denne tilbagemelding fra flere kunder, planlægger vi at gøre plads til ordregiverens momsnummer ved siden af firmanavnet i ordreprotokollen", uddyber TIMOCOMs coachingteam. Aktuelle kørselsforbud er et andet vigtigt emne hos WEMAS, og her kunne coachingteamet henvise direkte til TIMOCOM TruckBan, der indeholder en liste over alle internationale kørselsforbud for lastbiler. For det tredje ønsker WEMAS sig muligheden for at kunne indtaste en forsendelsesadresse i firmaregistret, der så kan bruges i ordreformularen.

På travle dage vil virksomheden fremadrettet kunne spare en halv time om dagen på ordreafviklingen. Her venter man bare på opsætningen af en grænseflade mellem Navision – programmet WEMAS bruger til at registrere ordrer – og TC Transport Order®. Når denne forbindelse er etableret kræver det kun et enkelt klik at forvandle en transportordre til et fragttilbud.

Du kan læse mere om WEMAS på www.wemas.de.